Stehst Du auf gut vorbereitete Meetings?
Wollen die Beteiligten im Voraus wissen, was auf sie zukommt?
Sollen alle im Nachhinein einfach nachvollziehen können, was besprochen wurde?
Dann versuche mal folgende Methode:
- Erstelle das Meetingprotokoll mit den Traktanden im Vornherein
- Verlinke das Protokoll in der Besprechungsanfrage
- Share das Protokoll während des Meetings
Meetingprotokoll erstellen
Das sind die minimalen Inhalte eines Meetingprotokolls:
- Datum und Titel
- Teilnehmer
- Traktanden
03.12.2025 Entscheid Architektur
Teilnehmer
- Albert (Projektleiter)
- Jimmy (Fachvertreter)
- Rosa (Architektin)
Traktanden
- Ausgangslage wiederholen
- Varianten aufzeigen
- Variantenentscheid präsentieren
- Entscheid fällen
Meetingprotokoll in Besprechungsanfrage verlinken
Einladung:
Meeting "Entscheid Architektur"
Von: @Albert
An: @Jimmy, @Rosa
-------------------------------
Hallo zusammen,
Hiermit schicke ich Euch die Einladung zum Meeting.
Hier das Protokoll im Vornherein:
https://firma.com/wiki/meetings/2025-03-12_entscheid_architektur
Lieben Gruss, Albert.
Protokoll während Meeting sharen
Der Protokollführer shared während des Meetings das Protokoll.
So sehen die Teilnehmer jederzeit, worüber gesprochen wird und was als Nächstes ansteht. Ausserdem erkennen sie, was bereits protokolliert wurde, und können bei Einwänden sofort Feedback geben.
Mit dieser Vorgehensweise kann mit Meetingabschluss das Protokoll abgeschlossen werden und benötigt kein weiteres Review.
03.12.2025 Entscheid Architektur
Teilnehmer
- Albert (Projektleiter)
- Jimmy (Fachvertreter)
- Rosa (Architektin)
Traktanden
- Ausgangslage wiederholen
- Die Ausgangslage ist...
- Varianten aufzeigen
- Variante A
- ...
- Variantenentscheid präsentieren
- ...
- Entscheid fällen
- ...
Protokoll im Nachhinein einsehbar
Da alle Teilnehmer in der Einladung das Protokoll per Link erhalten haben, können sie im auch Nachhinein nachvollziehen, was besprochen wurde.
03.12.2025 Entscheid Architektur
Teilnehmer
- Albert (Projektleiter)
- Jimmy (Fachvertreter)
- Rosa (Architektin)
Traktanden
- Ausgangslage wiederholen
- Die Ausgangslage ist [...]
- Varianten aufzeigen
- Variante A
- Variante B
- Variante C
- Variantenentscheid präsentieren
- Es wird empfohlen, Variante B umzusetzen
- Entscheid fällen
- Es wurde entschieden, Variante B umzusetzen
Fazit: Die Vorteile dieser Methode
| Vorteil | Beschrieb |
|---|---|
| Gute Strukturierung | Meetingorganisator ist gezwungen sich im Vornherein Gedanken zu machen, was der Zweck des Meetings sein wird. Dadurch wird das Meeting gut strukturiert. |
| Gute Vorbereitung | Teilnehmer können sich vorbereiten und können allenfalls im Vornherein Feedbacks zu den Traktanden geben. |
| Effizienz | Meeting ist in der Durchführung effizient |
| Protokoll gereviewed | Durch Sharing wird das Protokoll während Meeting geführt und durch die Teilnehmer gereviewed. Dadurch kann es nach dem Meeting gleich abgeschlossen werden. |
| Nachvollzug | Protokolle können im Nachhinein jederzeit wieder eingesehen werden. |